Kandydat do pracy powinien wiedzieć, ile może zarobić, zanim poświęci czas na rozmowy i negocjacje. Przepisy obowiązujące w Polsce już częściowo zwiększyły przejrzystość rekrutacji, a szersze zmiany dotyczące równości płac są nadal procedowane. Wyjaśniam, co obecnie przysługuje kandydatom i pracownikom, jakie obowiązki mogą czekać pracodawców oraz jak reagować na podejrzenie dyskryminacji płacowej.
Najważniejsze zasady przejrzystości płac w Polsce
- Od 24 grudnia 2025 r. kandydat powinien otrzymać informację o wynagrodzeniu przed zawarciem umowy o pracę.
- Pracodawca nie powinien pytać o pensję otrzymywaną obecnie ani w poprzednich miejscach pracy.
- Pełna regulacja nie jest jeszcze ustawą i pozostaje na etapie projektu wdrażającego dyrektywę UE 2023/970.
- Pracownik ma uzyskać dostęp do kryteriów wynagradzania oraz danych o średnich płacach w porównywalnej kategorii stanowisk.
- Firmy zatrudniające co najmniej 100 osób mają według projektu raportować lukę płacową.
- Nieuzasadniona luka wynosząca co najmniej 5% może uruchomić obowiązek wspólnej oceny wynagrodzeń i działań naprawczych.
Czy ustawa o jawności wynagrodzeń już obowiązuje
Najkrótsza odpowiedź brzmi nie, nie ma jeszcze jednej, kompleksowej ustawy regulującej wszystkie zasady jawności płac. W 2026 r. funkcjonują dwa równoległe poziomy regulacji: obowiązujące przepisy Kodeksu pracy dotyczące rekrutacji oraz projekt ustawy wdrażający unijną dyrektywę o przejrzystości wynagrodzeń.
Od 24 grudnia 2025 r. obowiązuje nowelizacja Kodeksu pracy. Pracodawca musi przekazać osobie ubiegającej się o zatrudnienie informację o wynagrodzeniu, jego początkowej wysokości albo przedziale wynagrodzenia opartym na obiektywnych i neutralnych kryteriach.
Informacja może pojawić się już w ogłoszeniu, ale przepisy pozwalają przekazać ją także przed rozmową kwalifikacyjną albo przed zawarciem umowy. Musi to jednak nastąpić z wyprzedzeniem pozwalającym na świadome negocjacje. Ogłoszenie z hasłem „wynagrodzenie atrakcyjne” nie realizuje tego celu.
Szerszy projekt przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ma wdrożyć dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2023/970. Według aktualnych informacji projekt ma zostać przyjęty przez Radę Ministrów w IV kwartale 2026 r., dlatego nie należy przedstawiać jego rozwiązań jako już obowiązującego prawa.
Co obowiązuje już teraz
- kandydat otrzymuje informację o oferowanym wynagrodzeniu albo jego przedziale,
- kandydat nie powinien być pytany o pensję u obecnego lub poprzedniego pracodawcy,
- ogłoszenie i nazwa stanowiska powinny być neutralne pod względem płci,
- rekrutacja powinna przebiegać bez dyskryminacji,
- pracodawca musi uwzględniać wszystkie składniki wynagrodzenia i świadczenia związane z pracą, a nie tylko pensję zasadniczą.
To rozróżnienie jest bardzo ważne. Częsty błąd polega na twierdzeniu, że każda firma musi już dziś publikować widełki w każdym ogłoszeniu. Obecne przepisy wymagają przekazania informacji kandydatowi, ale nie zawsze nakazują umieszczenie jej bezpośrednio w ogłoszeniu.
Co jawność wynagrodzeń oznacza dla osoby szukającej pracy
Najbardziej praktyczna zmiana dotyczy samej rekrutacji. Kandydat nie powinien prowadzić kilku etapów rozmów, wykonywać zadania rekrutacyjnego i dopiero na końcu dowiadywać się, że proponowany budżet znacząco odbiega od jego oczekiwań.
Informacja powinna obejmować wynagrodzenie brutto wraz ze składnikami, które pracodawca przewiduje dla danego stanowiska. Jeżeli firma stosuje premię, dodatek funkcyjny, prowizję lub świadczenia pozapłacowe, kandydat powinien wiedzieć, jakie są zasady ich przyznawania.
Przedział płacowy musi mieć sens. Widełki od 5000 do 20 000 zł brutto mogą formalnie wyglądać jak informacja, ale w praktyce niewiele mówią, jeżeli pracodawca nie wyjaśni, od czego zależy miejsce kandydata w tym zakresie. Liczą się przede wszystkim jasne kryteria doświadczenia, odpowiedzialności, kompetencji i zakresu zadań.
Pracodawca nie powinien pytać o wynagrodzenie w obecnym ani poprzednich stosunkach pracy. Może natomiast zapytać o oczekiwania finansowe kandydata, o ile nie próbuje w ten sposób obchodzić obowiązku przedstawienia własnych warunków.
Jak zareagować, gdy firma nie podaje stawki
Najprościej poprosić o informację na piśmie. Można napisać, że przed udziałem w kolejnym etapie rekrutacji kandydat chce poznać przewidziany poziom wynagrodzenia oraz zasady przyznawania składników zmiennych.
Jeżeli firma odpowiada ogólnikiem, można zapytać o minimalną i maksymalną kwotę podstawy, wysokość realnie wypłacanych premii oraz warunki awansu na wyższy poziom. W mojej ocenie takie pytania nie są przejawem roszczeniowości. Pozwalają szybko sprawdzić, czy oferta jest rzeczywiście dopasowana do doświadczenia i odpowiedzialności.
Brak informacji nie zawsze oznacza od razu naruszenie prawa. Znaczenie ma moment, w którym prowadzona jest rekrutacja, sposób przekazania danych oraz to, czy kandydat otrzymał je przed zawarciem umowy. Jeżeli pracodawca konsekwentnie odmawia, warto zachować ogłoszenie, korespondencję i notatki z rozmów.
Jakie informacje będzie mógł uzyskać pracownik
Projektowane przepisy mają zakończyć sytuację, w której pracownik wie tylko, ile sam zarabia, ale nie ma żadnych narzędzi, by ocenić, czy jego wynagrodzenie jest ustalane według uczciwych zasad.
Pracodawca ma zapewnić dostęp do informacji o kryteriach ustalania wynagrodzeń, poziomach płac i zasadach podwyżek. Kryteria powinny być obiektywne i neutralne pod względem płci. Mogą uwzględniać między innymi kompetencje, staż, wyniki, zakres odpowiedzialności oraz trudność pracy.
Pracownik będzie mógł złożyć wniosek o dane dotyczące własnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzeń, z podziałem na płeć, w kategorii osób wykonujących taką samą pracę albo pracę o takiej samej wartości. Pracodawca według projektu ma odpowiedzieć nie później niż w ciągu 30 dni.
Nie oznacza to prawa do poznania pensji konkretnego kolegi lub koleżanki. Jeżeli przekazanie danych pozwoliłoby łatwo zidentyfikować wynagrodzenie jednej osoby, informacje powinny zostać przekazane za pośrednictwem organizacji związkowej albo organu do spraw równości.
Czy pracownik może ujawnić własną pensję
Projekt zakłada, że pracownikowi nie można zabronić ujawniania informacji o własnym wynagrodzeniu, szczególnie gdy służy to dochodzeniu prawa do równego traktowania. Postanowienia umów i regulaminów, które wprowadzałyby taki zakaz, byłyby nieważne.
To nie oznacza jednak swobody publikowania cudzych danych. Własna pensja to nie to samo co wynagrodzenie innych osób. Informacje uzyskane w ramach procedury powinny być wykorzystywane wyłącznie do oceny równości wynagrodzeń i ochrony praw pracowniczych.
Co będą musieli przygotować pracodawcy
Największa zmiana nie będzie polegała na samym wpisaniu widełek do ogłoszenia. Dla wielu firm trudniejsze okaże się uporządkowanie tego, dlaczego dane stanowisko znajduje się w określonym przedziale płacowym.
Projekt przewiduje ocenę wartości pracy, klasyfikację stanowisk i tworzenie kategorii pracowników wykonujących jednakową pracę albo pracę o jednakowej wartości. Kryteria powinny być stosowane w podobny sposób wobec wszystkich stanowisk, a nie dobierane dopiero po to, by uzasadnić już istniejące różnice.
| Wielkość pracodawcy | Planowany obowiązek raportowania |
|---|---|
| Mniej niż 100 pracowników | Raportowanie dobrowolne, co do zasady co trzy lata |
| Co najmniej 100 pracowników | Raportowanie luki płacowej co trzy lata |
| Co najmniej 250 pracowników | Raportowanie luki płacowej co roku |
Raport ma obejmować między innymi średnią i medianę luki płacowej, różnice w składnikach zmiennych oraz udział kobiet i mężczyzn w poszczególnych przedziałach wynagrodzeń. Dane będą dotyczyć poprzedniego roku kalendarzowego, a przekazanie raportu ma następować do 31 marca.
Nie chodzi o publiczną listę pensji konkretnych osób. Publiczne mają być dane zagregowane, czyli takie, które pokazują skalę zjawiska w firmie lub kategorii stanowisk, ale nie pozwalają przypisać wynagrodzenia konkretnej osobie.
W praktyce pracodawca powinien już teraz przejrzeć regulamin wynagradzania, system premiowy, opisy stanowisk i dane o podwyżkach. Największe ryzyko powstaje tam, gdzie awanse i wynagrodzenia zależą wyłącznie od uznania przełożonego, bez opisanych kryteriów i dokumentacji.Co oznacza luka płacowa wynosząca 5%
Luka płacowa nie jest prostym porównaniem pensji jednej kobiety i jednego mężczyzny. To różnica między średnimi albo medianami wynagrodzeń kobiet i mężczyzn w określonej kategorii pracowników, wyrażona procentowo.
Według projektu próg co najmniej 5% ma znaczenie wtedy, gdy różnicy nie da się uzasadnić obiektywnymi i neutralnymi kryteriami, a pracodawca nie podejmie skutecznych działań naprawczych.
Przykład jest prosty. Jeżeli kobiety na porównywalnych stanowiskach zarabiają średnio o 7% mniej, firma nie musi automatycznie wyrównywać wszystkich pensji tego samego dnia. Powinna jednak sprawdzić, czy różnicę uzasadniają doświadczenie, zakres odpowiedzialności, wyniki lub inne rzeczywiste czynniki. Samo powołanie się na „indywidualne negocjacje” może okazać się niewystarczające.
Przeczytaj również: Monitoring w pracy - co wolno pracodawcy?
Wspólna ocena wynagrodzeń
Jeżeli luka wynosi co najmniej 5%, nie ma obiektywnego uzasadnienia i nie została naprawiona, pracodawca ma przeprowadzić wspólną ocenę wynagrodzeń. Powinna ona odbywać się z udziałem przedstawicieli pracowników lub organizacji związkowej.
Analiza ma obejmować przyczyny różnic, stosowane kryteria oraz działania, które mogą je usunąć. Na wdrożenie środków naprawczych projekt przewiduje maksymalnie 10 miesięcy od przekazania informacji o wspólnej ocenie.
To rozwiązanie może być szczególnie ważne w dużych organizacjach, gdzie różnice płacowe powstają stopniowo przez premie, podwyżki uznaniowe i odmienne zasady awansu. Raport nie zastąpi dobrej analizy. Pokazuje problem, ale dopiero porównanie stanowisk i historii wynagrodzeń pozwala ustalić jego źródło.
Jak dochodzić swoich praw i jakie grożą sankcje
Pracownik, który podejrzewa dyskryminację płacową, powinien zacząć od zebrania dokumentów. Przydatne będą umowa o pracę, zakres obowiązków, regulamin wynagradzania, informacje o podwyżkach, wiadomości od przełożonych oraz dane pokazujące, że praca ma porównywalną wartość.
W pierwszej kolejności można złożyć do pracodawcy pisemny wniosek o wyjaśnienie kryteriów wynagradzania. Jeżeli w firmie działa związek zawodowy, warto skorzystać z jego pomocy. Możliwe jest także zwrócenie się do Państwowej Inspekcji Pracy albo dochodzenie roszczeń przed sądem pracy.
Projekt przewiduje korzystniejsze zasady dowodowe. Jeżeli pracodawca naruszy obowiązki dotyczące przejrzystości płac, to on może być zobowiązany do wykazania, że różnica wynikała z obiektywnych powodów niezwiązanych z płcią.
Planowane przepisy przewidują również odszkodowanie obejmujące zaległe wynagrodzenie, utracone korzyści i odsetki. Pracownik nie może być gorzej traktowany za skorzystanie z prawa do informacji ani za udzielenie wsparcia innej osobie dochodzącej swoich praw.Według projektu naruszenie obowiązków związanych między innymi z oceną stanowisk, udzielaniem informacji i raportowaniem luki płacowej może podlegać grzywnie od 2000 do 60 000 zł. Jest to jednak sankcja przewidziana w projekcie, a nie obecnie obowiązująca kara za każde uchybienie związane z wynagrodzeniem.
W sprawach dotyczących aktualnych przepisów rekrutacyjnych pomocne może być stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy. W sprawach o dyskryminację wysokość roszczeń i sposób postępowania zależą już od konkretnego stanu faktycznego, dlatego przy poważnych różnicach płacowych rozsądna jest konsultacja z prawnikiem prawa pracy.
Co sprawdzić przed wejściem w nowe zasady
Kandydat powinien zachować ogłoszenie i poprosić o wynagrodzenie oraz zasady premii przed kolejnym etapem rekrutacji. Pracownik może natomiast sprawdzić, czy jego stanowisko ma opisane kryteria awansu i czy może wystąpić o dane porównawcze.
Pracodawca nie powinien czekać na uchwalenie finalnej ustawy. Przygotowanie opisów stanowisk, kategorii płacowych i obiektywnych zasad podwyżek zajmuje czas, a późniejsze poprawianie chaotycznego systemu bywa znacznie droższe niż uporządkowanie go zawczasu.
Najważniejsza zasada jest prosta. Przejrzystość nie oznacza ujawnienia każdej pensji, lecz możliwość zrozumienia, skąd bierze się wynagrodzenie i czy podobna praca jest opłacana według podobnych reguł. To właśnie ten standard będzie miał dla pracowników i firm większe znaczenie niż same widełki w ogłoszeniu.
