Telefon od przełożonego z informacją, że od jutra zaczynasz urlop, może wywołać spore zamieszanie. Odpowiedź na pytanie, czy pracodawca może wysłać na urlop, zależy przede wszystkim od rodzaju urlopu, momentu jego udzielenia oraz tego, czy termin był wcześniej ustalony. Poniżej wyjaśniam, kiedy taka decyzja jest zgodna z prawem, a kiedy pracodawca powinien zapewnić pracę i wypłacić wynagrodzenie za przestój.
Pracodawca może jednostronnie udzielić urlopu tylko w określonych sytuacjach
- Okres wypowiedzenia pozwala pracodawcy wysłać pracownika na urlop bez jego zgody.
- Przy zwykłym urlopie termin powinien wynikać z planu urlopów albo uzgodnienia z pracownikiem.
- Zaległy urlop może zostać wyznaczony jednostronnie, zwłaszcza gdy zbliża się ustawowy termin jego wykorzystania.
- Pracodawca nie może zmusić pracownika do urlopu bezpłatnego ani automatycznie odjąć urlopu za zamknięcie firmy.
- Bezpodstawna odmowa stawienia się do pracy może zostać potraktowana jako nieusprawiedliwiona nieobecność.
Kiedy pracodawca może wysłać pracownika na urlop
Najważniejszy wyjątek dotyczy okresu wypowiedzenia umowy o pracę. Zgodnie z art. 1671 Kodeksu pracy pracodawca może udzielić w tym czasie urlopu wypoczynkowego, który przysługuje pracownikowi za bieżący rok oraz za lata poprzednie. Nie musi uzyskiwać dodatkowej zgody ani czekać na wniosek zatrudnionego.
Jeżeli więc pracownik ma miesięczny okres wypowiedzenia i niewykorzystane dni urlopowe, firma może wyznaczyć ich wykorzystanie przed rozwiązaniem umowy. To oznacza, że w tym konkretnym przypadku odpowiedź na pytanie, czy pracodawca może wysłać na urlop bez uzgodnienia, brzmi tak.Drugą sytuacją jest urlop zaległy. Co do zasady powinien on zostać wykorzystany najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. W praktyce przyjmuje się, także w orzecznictwie Sądu Najwyższego, że pracodawca może wyznaczyć termin takiego urlopu jednostronnie, aby doprowadzić do wykonania ustawowego obowiązku.
Nie oznacza to jednak, że firma może dowolnie dysponować całym urlopem pracownika. Jednostronne polecenie dotyczące urlopu bieżącego, wykraczające poza ustalony plan lub wcześniejsze uzgodnienia, jest znacznie bardziej problematyczne.
Zwykły urlop powinien wynikać z planu albo porozumienia
Urlop wypoczynkowy jest udzielany zgodnie z planem urlopów, który pracodawca ustala z uwzględnieniem wniosków pracowników oraz potrzeby zapewnienia normalnego toku pracy. Jeżeli w firmie nie tworzy się planu, termin urlopu powinien zostać uzgodniony z pracownikiem.Plan urlopów nie jest wyłącznie luźną sugestią. Po jego ogłoszeniu wiąże obie strony, dlatego pracownik powinien stawić się na urlop w wyznaczonym terminie, a pracodawca co do zasady powinien ten termin respektować. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że ustalony plan może być podstawą do rozpoczęcia zaplanowanego wypoczynku.
Pracodawca może przesunąć wcześniej ustalony urlop, gdy wystąpią szczególne potrzeby zakładu pracy, a nieobecność konkretnej osoby spowodowałaby poważne zakłócenia. Samo stwierdzenie, że „jest dużo pracy”, nie zawsze wystarczy. Powód powinien być rzeczywisty i na tyle istotny, aby uzasadniał ingerencję w zaplanowany wypoczynek.
Działa to również w drugą stronę. Jeżeli pracownik poniósł konkretną szkodę wskutek odwołania lub przesunięcia urlopu, na przykład stracił bezzwrotną zaliczkę za wyjazd, może domagać się jej naprawienia, jeżeli spełnione są warunki odpowiedzialności pracodawcy.
Czego firma nie może zrobić jednostronnie
Wysłać na urlop bezpłatny
Urlop bezpłatny wymaga pisemnego wniosku pracownika. Pracodawca może go zaakceptować albo odmówić, ale nie może samodzielnie nakazać pracownikowi pozostania w domu bez wynagrodzenia. Takie działanie byłoby bezskuteczne, nawet gdyby firma nazwała je „urlopem technicznym” albo „przerwą w zatrudnieniu”.
Odjąć urlop za zamknięcie firmy
Jeżeli przedsiębiorstwo zostaje zamknięte na kilka dni, pracodawca nie zawsze może automatycznie pobrać za ten czas urlop z puli pracowników. Samo zamknięcie zakładu nie zastępuje prawidłowego udzielenia urlopu.
Jeśli pracownik był gotowy do pracy, ale nie mógł jej wykonywać z przyczyn leżących po stronie firmy, może pojawić się problem przestoju. W takiej sytuacji pracodawca powinien rozważyć inne rozwiązania organizacyjne, a nie wymuszać podpisywanie wniosków urlopowych.
Przeczytaj również: Urlop bezpłatny - wniosek, zasady i skutki dla pracownika
Zmienić urlopu w urlop na żądanie
Urlop na żądanie służy pracownikowi. Przysługują na niego maksymalnie 4 dni w roku kalendarzowym, a decyzja o skorzystaniu z tego trybu należy do zatrudnionego. Pracodawca nie może sam oznaczyć nieobecności jako urlopu na żądanie tylko dlatego, że pracownik nie pojawił się w pracy.
Co z niewykorzystanym urlopem i odwołaniem z wypoczynku
Pracodawca ma obowiązek doprowadzić do wykorzystania urlopu, ponieważ pracownik nie może skutecznie zrzec się prawa do wypoczynku. Z tego powodu przy dużej liczbie zaległych dni firma może bardziej stanowczo wyznaczać terminy, szczególnie gdy zbliża się koniec okresu, w którym urlop powinien zostać wykorzystany.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy urlop już się rozpoczął. Odwołanie pracownika jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy wystąpią okoliczności wymagające jego obecności w pracy, których nie można było przewidzieć przed rozpoczęciem urlopu. Pracodawca powinien wtedy pokryć bezpośrednie koszty poniesione przez pracownika w związku z odwołaniem, na przykład koszt wcześniejszego powrotu.
Nie wystarczy zwykła chęć skontrolowania postępów projektu ani brak odpowiedniego zastępstwa, jeżeli pracodawca mógł przewidzieć tę sytuację. Urlop ma służyć realnemu odpoczynkowi, dlatego pracownik co do zasady nie musi podczas niego stale sprawdzać poczty ani pozostawać pod telefonem służbowym.
Pracodawca nie powinien też rozpoczynać urlopu w czasie usprawiedliwionej niezdolności do pracy. Choroba, urlop macierzyński, rodzicielski czy inne ustawowe przeszkody mogą spowodować przesunięcie albo przerwanie urlopu wypoczynkowego.Jak zareagować na polecenie rozpoczęcia urlopu
Najpierw trzeba ustalić, jaki rodzaj urlopu został wskazany i na jakiej podstawie. Inaczej ocenia się polecenie wydane w okresie wypowiedzenia, inaczej wyznaczenie zaległego urlopu, a jeszcze inaczej próbę wysłania pracownika do domu z powodu braku zadań.
- Poproś o potwierdzenie terminu i podstawy udzielenia urlopu w wiadomości e-mail albo w systemie kadrowym.
- Sprawdź, czy urlop wynika z planu, dotyczy okresu wypowiedzenia albo jest urlopem zaległym.
- Jeżeli firma chce wykorzystać urlop bieżący bez uzgodnienia, zgłoś zastrzeżenie na piśmie, ale zachowaj spokojny i rzeczowy ton.
- Nie podpisuj wniosku o urlop bezpłatny, jeżeli nie jest to Twoja dobrowolna decyzja.
- Przechowuj wiadomości, grafiki i polecenia, ponieważ mogą mieć znaczenie w razie sporu.
Nie radzę po prostu ignorować polecenia i nie pojawić się w pracy. Jeżeli decyzja pracodawcy była wadliwa, samowolna nieobecność może utrudnić obronę i zostać oceniona jako naruszenie obowiązków pracowniczych. Bezpieczniej jest wyraźnie zakwestionować podstawę polecenia, a w razie potrzeby skonsultować sprawę z inspektorem pracy albo prawnikiem.
| Sytuacja | Czy zgoda pracownika jest potrzebna | Praktyczna ocena |
|---|---|---|
| Urlop w okresie wypowiedzenia | Nie | Pracodawca może wyznaczyć go jednostronnie. |
| Urlop zaległy | Zwykle nie, jeśli termin wyznaczono zgodnie z prawem | Pracodawca może dążyć do wykorzystania zaległych dni. |
| Urlop bieżący poza planem | Co do zasady tak | Termin powinien być uzgodniony albo wynikać z planu. |
| Urlop bezpłatny | Tak, w formie pisemnego wniosku pracownika | Nie można go narzucić. |
| Brak pracy z powodu zamknięcia firmy | Nie dotyczy automatycznego odjęcia urlopu | Może powstać przestój, a nie urlop pracownika. |
Najważniejsza granica między urlopem a przestojem
W praktyce największe nieporozumienia pojawiają się wtedy, gdy firma nie ma pracy i próbuje przerzucić ten problem na pracowników. Urlop wypoczynkowy nie jest narzędziem do dowolnego zarządzania brakiem zleceń, a pracownik nie powinien być zmuszany do zużywania dni wolnych za każdym razem, gdy sytuacja organizacyjna pogarsza się po stronie pracodawcy.
Najprostsza zasada brzmi tak: pracodawca może kierować urlopem w granicach przewidzianych przez Kodeks pracy, plan urlopów i szczególne przepisy dotyczące wypowiedzenia lub urlopu zaległego. Poza tymi przypadkami potrzebne jest porozumienie z pracownikiem, a nie jednostronny komunikat.
Jeżeli otrzymujesz takie polecenie, sprawdź przede wszystkim, czy chodzi o urlop zaległy, okres wypowiedzenia czy zwykły urlop bieżący. To jedno rozróżnienie zwykle przesądza o tym, czy decyzja pracodawcy jest prawidłowa, czy też firma próbuje nazwać urlopem sytuację, która powinna zostać rozliczona jako normalna gotowość do pracy albo przestój.
